Инструкция по делопроизводству в аппарате Совета судей Российской Федерации

 

ИНСТРУКЦИЯ

 

 

по делопроизводству

в аппарате Совета судей Российской Федерации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


СОДЕРЖАНИЕ

 

1.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

3

2.

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

 

6

3.

ДОКУМЕНТАЦИЯ АППАРАТА СОВЕТА СУДЕЙ

 

7

4.

ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В АППАРАТЕ СОВЕТА СУДЕЙ

 

8

 

4.1. Обработка и регистрация входящих документов

9

 

4.2. Порядок работы со служебными документами

11

 

4.3. Обработка и регистрация отправляемых документов  

12

 

4.4. Передача текстов служебных документов по каналам

факсимильной связи и информационно-телекоммуникационных сетей

12

 

4.5. Работа исполнителей со документами и обращениями

13

 

 

 

5.

ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОТВЕТОВ НА ОБРАЩЕНИЯ

 

15

 

Бланки служебных документов

15

 

 

 

6.

ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

 

16

 

6.1. Проекты постановлений                                                                           

16

 

6.2. Организационно-распорядительные документы

17

 

6.3. Положения, правила, инструкции

17

 

6.4. Протоколы

18

 

6.5. Служебные письма

19

 

 

 

7.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

20

8.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ В АППАРАТЕ СОВЕТА СУДЕЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

20

9.

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 

21

10.

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

22

 

 

                                

УТВЕРЖДЕНА

 

постановлением

Президиума Совета судей

Российской Федерации

от 4 октября 2017 г. № 608

 

 

 

 

 

 

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в аппарате

Совета судей Российской Федерации

 

 

1. Общие положения

 

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Совета судей Российской Федерации (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Совета судей Российской Федерации (далее – Совет судей) документов, совершенствования делопроизводства в аппарате Совета судей и повышения его эффективности.

 

Настоящая Инструкция является внутренним актом, предназначенным для использования в служебной деятельности работниками аппарата Совета судей.

 

Инструкцией определяется порядок организации документооборота и делопроизводства в Совете судей по работе с документами несекретного характера и документами ограниченного распространения (для служебного пользования).

 

1.2. Правовым основанием для разработки инструкции являются:

 

Федеральный закон Российской Федерации от 14 марта 2002 г.
№ 30-ФЗ «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации»;
Федеральный закон Российской Федерации от 8 января 1998 г.
№ 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» и иными нормативно-правовыми актами;

Регламент Совета судей Российской Федерации, утвержденный Постановлением VIII Всероссийского съезда судей от 19 декабря 2012 № 4 (в редакции постановления IX Всероссийского съезда судей от 8 декабря 2016 № 3);

Положение об аппарате Совета судей Российской Федерации, утвержденное постановлением Совета судей Российской Федерации от 9 декабря 2005 г. № 145 (с изменениями, внесенными постановлением Совета судей от 30 мая 2017 г. № 399);

Положение о порядке рассмотрения жалоб и сообщений о совершении судьей дисциплинарного проступка и обращения в Высшую квалификационную коллегию судей Российской Федерации о привлечении судьи к дисциплинарной ответственности в связи с совершением им дисциплинарного проступка, утвержденное постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 30 июля 2013 г. № 354 (с изменениями, внесенными постановлениями Президиума Совета судей Российской Федерации  от 29 октября 2013 г. № 371, от 29 мая 2017 г. № 567);

другие федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.

 

1.3.   Инструкция устанавливает единые требования к организации работы со служебными документами и обращениями в аппарате Совета судей Российской Федерации (далее – аппарат Совета судей), включающими в себя прием, учет и регистрацию поступивших в Совет судей документов и обращений, оформление (в том числе печатание и тиражирование) документов Совета судей и отправку документов по предназначению, контроль исполнения, текущее хранение документов у исполнителей, передачу их на хранение в архив Совета судей, а также уничтожение документов.

 

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

 

1.5.   Общие руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, правил их подготовки и оформления, ответственность за организацию делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в аппарате Совета судей возлагается на руководителя аппарата Совета судей.

 

1.6. Руководитель аппарата Совета судей по согласованию с председателем Совета судей назначает из числа работников аппарата Совета судей, одного или нескольких работников, ответственных за ведение делопроизводства.

 

1.7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.

 

1.8. Передача служебной информации средствам массовой информации осуществляется только по поручению председателя Совета судей уполномоченными на то лицами из числа работников аппарата Совета судей.

 

1.9. Передача служебных документов, обращений, их копий, а также сведений, содержащихся в них, членам Совета судей, председателям советов судей субъектов Российской Федерации, их заместителям, руководителям и должностным лицам их аппаратов, а также руководителям и должностным лицам министерств, ведомств и организаций, гражданам осуществляется в установленном порядке (официальным письмом) или иным способом по поручению председателя Совета судей.

Копии постановлений и иных актов, принимаемых Советом судей в рамках своих полномочий, передаются сторонним организациям только по поручению председателя Совета судей или его заместителя.

 

1.10. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

 

1.10. Работники аппарата Совета судей несут персональную ответственность за сохранность служебных документов, обращений и содержащейся в них информации.

 

1.11. Требования настоящей Инструкции обязательны для исполнения всеми работниками аппарата Совета судей.
2. Термины и определения

 

Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:

документирование фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в аппарате Совета судей;

документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать,  оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот аппарата Совета судей;

реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно–телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная подпись – реквизит электронного документа, который используется для определения лица, подписывающего информацию;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

обращение – это предложения, заявления или жалобы граждан, юридических и должностных лиц, направленные в Совет судей в письменной форме, в том числе в виде электронного документа;

запрос – обращение гражданина, юридического или должностного лица в письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в Совет судей о предоставлении информации о деятельности судов в Российской Федерации или Совета судей (Федеральный закон от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ);

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

сканирование документа – способ создания электронной копии документа, изготовленного на бумажном носителе;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Совета судей;

номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в аппарате Совета судей, с указанием сроков их хранения;

опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

делопроизводители – лица, ответственные за ведение делопроизводства в аппарате Совета судей;

взаимодействие информационных систем электронного документооборота – обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками электронного документооборота;

электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию документа или электронный документ.

 

3. Документация аппарата Совета судей

 

3.1. Состав документации аппарата Совета судей определяется полномочиями Совета судей, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между советами судей субъектов Российской Федерации и иными органами судейского сообщества в Российской Федерации, судами, федеральными органами исполнительной власти, другими органами управления и организациями.

 

3.2. Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде.

 

3.3. При подготовке служебных документов на компьютере используется текстовый редактор «Microsoft Word» с применением шрифта «Times New Roman», размер шрифта № 13 или № 14 через 1 – 1,5 межстрочных интервала.

При оформлении таблиц допускается использование шрифтов других размеров.

 

3.4. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы.

 

3.5. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

 

3.6. Контрастность печати документа должна обеспечивать его последующее качественное сканирование и копирование с использованием копировально-множительной техники.

 

3.7. Отдельные виды документов (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) разрешается оформлять от руки.

 

 

4. Порядок организации документооборота

в аппарате Совета судей

 

         Движение документов в аппарате Совета судей с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

         Различается три основных потока документации:

         документы, поступающие в Совет судей (входящие);

         документы, отправляемые из Совета судей (исходящие);

         документы, разрабатываемые в аппарате Совета судей, не направляемые за пределы аппарата (внутренние).

         Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в аппарате Совета судей, регламентируются настоящей Инструкцией и должностными регламентами его работников.

 

4.1. Обработка и регистрация входящих документов

 

4.1.1. Прием корреспонденции из Управления делами Судебного департамента (далее - экспедиции), первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в адрес Совета судей, производится аппаратом Совета судей Российской Федерации.

Корреспонденция, направленная через сайт Совета судей и поступившая в форме электронного документа от заявителя, прошедшего обязательную электронную регистрацию на сайте, регистрируется и рассматривается в общем порядке.

 

4.1.2. При приеме письменной корреспонденции проверяются правильность ее адресования, оформления и доставки, а также целостность упаковки.

При вскрытии конвертов (бандеролей, посылок) проверяются комплектность документов, отсутствие их повреждений и соответствие вложений их названиям.

В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в двух экземплярах, первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по предназначению исполнителю, а второй экземпляр остается на хранении у делопроизводителя.

При несоответствии адреса, указанного на конверте и на вложении, документ передается для регистрации и последующего возвращения отправителю документа либо для направления в соответствующую организацию.

Конверты (пакеты) после вскрытия и учета вложенных в них документов, как правило, уничтожаются.

Конверты, в которые были вложены обращения, сохраняются и прикладываются к обращениям, а после их рассмотрения подшиваются в наряды.

Не подлежат учету и регистрации поступившие в Совет судей рекламные извещения, плакаты, поздравительные письма, пригласительные билеты, печатные издания (книги, журналы, бюллетени) и т.п.

 

4.1.3. Ценные письма, бандероли и посылки, поступившие в адрес Совета судей, получает работник, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в аппарате Совета судей.

 

4.1.4. Все документы, полученные работниками аппарата Совета судей от должностных лиц других организаций (например, при посещении ими министерств и ведомств, выездах в служебную командировку и т.п.), подлежат обязательной передаче руководителю аппарата Совета судей.

 

4.1.5. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, внутренние и отправляемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа внутри аппарата Совета судей он повторно не регистрируется.

 

4.1.6. Необходимость обязательного рассмотрения прошедших учет и первоначальную регистрацию документов определяется руководителем аппарата Совета судей, который передает их непосредственно председателю Совета судей, его заместителям и членам Совета судей.

Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения председателем Совета судей, докладывается ему руководителем аппарата Совета судей.

 

4.1.7. На основании рассмотрения председатель Совета судей дает поручение исполнителям, в том числе оформленное в виде резолюции. Когда исполнителей несколько – ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.

На поступивших документах, не требующих исполнения, председатель Совета судей делает пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

 

4.1.8. Рассмотренные председателем Совета судей документы возвращаются работнику аппарата Совета судей, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, для продолжения заполнения электронной карточки в автоматизированной системе. В нее вносится резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка о постановке документа на контроль. Ответственный исполнитель получает подлинник документа, остальным передаются копии. Переадресация документов производится только лицом, давшим поручение.

Лист с резолюцией прилагается к документу.

 

4.1.9. Поступившие телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на доклад председателю Совета судей и на исполнение.

 

4.1.10. Документы, поступившие в Совет судей по каналам факсимильной связи и информационно-телекоммуникационным сетям, в том числе непосредственно в адрес конкретного лица, регистрируются в обычном порядке.

В выходные и праздничные дни документы, направляемые по каналам факсимильной связи, принимаются с помощью автоматизированной системы приема факсимильных сообщений, установленной в аппарате Совета судей.

 

4.1.11. Телефонограммы, адресованные председателю Совета судей, принимаются работником аппарата, ответственным за делопроизводство, а текст поступившей телефонограммы записывается в журнале или печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается на доклад.

 

4.2. Порядок работы со служебными документами

 

4.2.1. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступивших в адрес Совета судей, докладываются председателю Совета судей, а затем передаются работнику аппарата Совета судей, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, для их систематизации.

 

4.2.2. Документы с пометкой «Срочно» докладываются немедленно.

Ответственность за их учет, хранение в соответствии с настоящей Инструкцией несет руководитель аппарата Совета судей.

 

4.2.3. Распоряжения председателя Совета судей, протоколы заседаний Совета судей и Президиума Совета судей, постановления Совета судей и Президиума Совета судей регистрируются работником аппарата Совета судей, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, отдельно в журналах и нумеруются по порядку.

Ответственность за их регистрацию, доведение до сведения должностных лиц и контроль исполнения возлагается на руководителя аппарата Совета судей.

Перед тиражированием копия рассылаемого документа заверяется печатью Совета судей и рассылается исполнителем в соответствии с указанием рассылки.

 

4.3. Обработка и регистрация отправляемых документов

 

4.3.1. Все отправляемые документы регистрируются в обязательном порядке. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом, отправка его категорически запрещается.

Регистрация отправляемых документов в аппарате Совета судей ведется централизованно. На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ, без служебных записок, представляющих собой переписку внутри Совета судей и его аппарата в процессе подготовки документа.

 

4.3.2. Поступившие работнику, ответственному за ведение делопроизводства в аппарате Совета судей, на отправку копии распорядительных документов в обязательном порядке должны иметь оттиск печати аппарата Совета судей.

 

4.3.3. Документы на отправку принимаются работниками экспедиции под расписку в журнале учета, описи или ином документе. Незарегистрированные и неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.

Телеграммы, составленные в аппарате Совета судей, передаются на отправку завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

 

4.4. Передача текстов служебных документов и обращений по каналам факсимильной связи и информационно-телекоммуникационных сетей

 

4.4.1. Средства факсимильной связи и информационно-телекоммуникационных сетей предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов служебных документов и обращений организациям, учреждениям (от организаций, учреждений).

 

4.4.2. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи и информационно-телекоммуникационных сетей, не является официальным документом. Последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) по почте или с нарочным обязательна.

 

4.4.3. Устанавливается следующий порядок передачи и приема текстов документов по каналам факсимильной связи и информационно-телекоммуникационных сетей:

запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки;

документ, передаваемый по каналам факсимильной связи и информационно-телекоммуникационных сетей, выполняется черным шрифтом на бумаге формата А4;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя аппарата Совета судей.

 

4.4.4. Прием и передача документов, подписанных председателем Совета судей, его заместителями и членами Совета судей, осуществляются работником, ответственным за ведение делопроизводства в аппарате Совета судей.

Поступившие факсограммы, электронная копия документа либо электронные сообщения передаются руководителю аппарата Совета судей в день их приема, срочные – немедленно.

 

4.5. Работа исполнителей с документами и обращениями

 

4.5.1. Руководитель аппарата Совета судей обеспечивает оперативное рассмотрение документов и доведение их до исполнителей.

 

4.5.2. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) председателю Совета судей, его заместителям и членам Совета судей либо руководителю аппарата Совета судей, подготовку к пересылке адресату.

 

4.5.3. Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, соисполнителей и др.). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.

На бланке исходящего письма (подлинника) заполняются все реквизиты: дата отправления, исходящий номер, а также номер и дата документа, на который дается ответ.

         С исходящего документа должна быть снята копия.

 

4.5.4. Исполненные документы представляются на подпись:

председателю Совета судей, его заместителям, председателям комиссий и членам Совета судей – через руководителя аппарата Совета судей с его визой;

руководителю аппарата Совета судей – исполнителями документа с их визами.

 

4.5.5. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет руководитель аппарата Совета судей. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки. Рассылка согласовывается с руководителем аппарата Совета судей. Тиражирование (ксерокопирование) документа осуществляется исполнителем.

 

4.5.6. При оперативном решении вопросов без составления ответа на оборотной стороне первого листа основного документа исполнитель делает отметки на документе: о дате получения документа на исполнение, о дате доклада председателю Совета судей, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело; визируется исполнителем, руководителем аппарата Совета судей с расшифровкой фамилии и датой списания документа в дело.

 

4.5.7. Если поручение дано нескольким исполнителям, должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении.

 

4.5.8. Контроль исполнения инициативных документов (запросов и др.), по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.

 

4.5.9. При уходе работника в отпуск, убытии в служебную командировку, перемещении по службе или увольнении имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя аппарата Совета судей другому работнику с обязательной отметкой в описи (приложение № 1).

 

4.5.10. В случае утраты служебного документа работник аппарата Совета судей обязан немедленно доложить об этом руководителю аппарата Совета судей, представив объяснения в письменной форме.

Руководитель аппарата Совета судей немедленно докладывает об утрате документа председателю Совета судей и по его поручению проводит служебное расследование. Справка о результатах служебного расследования с соответствующими предложениями представляется председателю Совета судей.

 

 

5. Порядок подготовки и оформления служебных документов и ответов на обращения

 

Бланки служебных документов

 

5.1. Бланки служебных документов имеют установленный состав обязательных реквизитов (приложение № 2), порядок их расположения в строгом соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».*

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

Бланки должны иметь поля (не менее): левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 15 мм; нижнее - 20 мм.

 

5.2. В Совете судей устанавливаются следующие виды бланков:

бланки писем (приложения №№ 3, 4, 5, 6, 7);

бланки нормативного характера (приложения №№ 8, 9);

бланк распорядительного характера (приложение № 10).

 

5.3. Бланки Совета судей изготавливаются типографским способом Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации. Бланки хранятся в аппарате Совета судей и подлежат строгому учету.

Бланки должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

 

 

6. Подготовка и оформление отдельных видов документов

 

В аппарате Совета судей создаются следующие виды документов:

проекты постановлений Совета судей и Президиума Совета судей;

проекты распорядительных документов (распоряжения председателя Совета судей);

проекты утверждаемых документов (инструкции, положения, планы, графики, повестки дня заседания, программы проведения мероприятия и др.);

служебные письма;

справочные и аналитические материалы (информационные бюллетени, справки, обзоры и др.) по вопросам, связанным с деятельностью Совета судей;

материалы и проекты ответов на поступившие в адрес Совета судей обращения органов судейского сообщества субъектов Российской Федерации, судов, обращения от других органов и должностных лиц, а также от граждан для представления на рассмотрение председателю Совета судей, его заместителям, председателям комиссий и членам Совета судей;

запросы;

иные документы.

 

Распоряжения председателя Совета судей, утверждаемые им документы, представляемые в органы государственной власти, в том числе служебные письма, направляемые в адрес указанных органов за подписью председателя Совета судей, проходят редакционную обработку, которая осуществляется работниками Управления делами Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.

В служебных документах, имеющих обращение только внутри Совета судей и его аппарата, допускается указывать соответствующие сокращенные наименования.

 

 

6.1            Проекты постановлений

 

6.1.1. Проекты постановлений подготавливаются соответствующими компетентными лицами по поручениям председателя Совета судей либо с его согласия – по поручению одного из заместителей председателя Совета судей или членов Совета судей.

 

6.1.2. При представлении на подпись проектов постановлений к ним прикладываются материалы, обосновывающие необходимость их разработки и принятия.

Перечень материалов, прилагаемых к вышеуказанным документам, может быть определен решением Совета судей или Президиума Совета судей, если иное не предусмотрено законом.

 

6.2. Организационно-распорядительные документы

 

6.2.1. Правом издавать организационно-распорядительные документы обладает председатель Совета судей.

Распоряжениями оформляются решения по организационным, оперативным и другим вопросам деятельности Совета судей.

 

6.2.2. В распоряжении могут указываться исполнители, предписываемые действия и сроки исполнения.

 

6.2.3. Обеспечение качественной подготовки проектов распоряжений возлагается на работников аппарата Совета судей, а контроль за подготовкой и исполнением – на руководителя аппарата Совета судей.

 

6.3. Положения, правила, инструкции

 

6.3.1. Положения, правила, инструкции – это документы, в которых излагаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Данные документы, а также документы, указанные в разделе 6 настоящей инструкции, изготавливаются работниками аппарата Совета судей. Обязанность по их подготовке должна быть предусмотрена персональными должностными регламентами данных работников.

 

6.3.2. Положения, правила, инструкции могут применяться как самостоятельные акты, утверждаемые постановлением Совета судей или его Президиума.

В названии положения, правил, инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования документа. Наименование вида документа рекомендуется печатать прописными буквами.

 

6.3.3. Текст положения, инструкции может состоять из разделов и глав, которые могут делиться на пункты и подпункты.

Начинается документ, как правило, с раздела «Общие положения», в котором излагаются сведения общего характера, в том числе цели и причины его издания, область распространения, основание для разработки и другие сведения.

 

6.3.4. Текст положения, инструкции излагается в повествовательном стиле от третьего лица единственного или множественного числа, с использованием слов: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и т.п.

Сокращенные наименования, например, Совета судей Российской Федерации или аппарата Совета судей Российской Федерации употребляются только после оговорки по тексту: (далее – Совет судей) или (далее – аппарат Совета судей).

 

6.4. Протоколы

 

6.4.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, проводимых Советом судей.

 

6.4.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

председатель или председательствующий;

секретарь (лицо, ответственное за составление протокола);

присутствовали (подчеркивается).

Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке значимости, с указанием докладчиков.

Повестка дня может быть оформлена на отдельном листе и приложена к протоколу.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих вопросам повестки дня; текст каждого раздела строится по схеме: слушали – выступили – решили.

Основное содержание докладов, выступлений, справок и особое мнение выступающего помещаются в тексте протокола или прилагаются к нему. В последнем случае указывается: «текст прилагается». Решение в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

 

6.4.4. Постановлением Совета судей или Президиума Совета судей может фиксироваться утверждение какого-либо документа. Документ, утверждаемый или одобряемый Советом судей или Президиумом Совета судей, прилагается к протоколу.

 

6.4.5. Протокол заседания с визой лица, ответственного за составление протокола, подписывается председательствующим,  руководителем аппарата Совета судей в срок не позднее 10 дней после окончания заседания.

Датой протокола является дата проведения заседания.

 

6.4.6. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Совета судей, Президиума Совета судей.

Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

 

6.4.7. Копии соответствующих протоколов либо выписки из протоколов по отдельным вопросам рассылаются членам Совета судей, а также иным лицам, ответственным за выполнение отдельных пунктов решения (постановления) Совета судей либо Президиума Совета судей.

 

6.5. Служебные письма

 

6.5.1. Служебные письма оформляются на бланке и имеют следующие реквизиты: адресат, регистрационный номер и дата; ссылка на регистрационный номер и дату, текст; отметку о наличии приложения; подпись; отметку об исполнителе документа(приложения №№ 2, 3, 4, 5, 6, 7).

 

6.5.2. Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, разъяснения, сообщения, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст письма, оформленного на бланке Совета судей, излагается
от третьего лица единственного числа, например: «Совет судей Российской Федерации считает…» или «Совет судей Российской Федерации рассмотрел…».

Если письмо оформлено на бланке председателя Совета судей, то его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».

 

6.5.3. Датой письма является дата его подписания.

 

6.5.4. Служебные письма, а также другие документы за подписью председателя Совета судей и его заместителей, направляемые из Совета судей, при необходимости проходят редакторскую обработку в Управлении делами Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, о чем делается соответствующая отметка работника Управления делами.

 

7. Контроль исполнения служебных документов

 

7.1. Целью контроля исполнения служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

 

7.2. Методическое руководство по организации и ведению контроля за исполнением служебных документов осуществляется руководителем аппарата Совета судей.

 

7.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения к определенным срокам.

 

7.4. Контроль за исполнением обращений ведется ответственными работниками аппарата Совета судей.

 

7.5. Поручение считается выполненным, когда итоговый документ содержит обусловленную заданием информацию, в необходимых случаях ссылки на действующие законы и другие нормативные акты, имеет предусмотренные правилами делопроизводства подпись, дату, номер, отметку о помещении его в дело.

 

7.6. Работник аппарата Совета судей, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, в порядке предупредительного контроля напоминает исполнителям и руководителю аппарата Совета судей о сроках исполнения распоряжений (их отдельных пунктов), поручений по документам не позднее, чем за 3 дня до их истечения.

 

8. Номенклатура дел в аппарате Совета судей

 

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле

 
в Российской Федерации», перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел Совета судей на очередной календарный год составляется непосредственно в аппарате Совета судей, подписывается руководителем аппарата Совета судей и утверждается председателем Совета судей (приложение № 11).

 

9. Хранение документов

 

С момента заведения и до передачи в архив органов судейского сообщества дела хранятся по месту их формирования – в аппарате Совета судей.

Руководитель аппарата Совета судей и работник, ответственный за ведение делопроизводства, несут ответственность за сохранность документов и дел.

 

Хранение документов постоянного и временного
(свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение обеспечивает архив органов судейского сообщества, организация работы которого осуществляется Управлением делами Судебного департамента.

В архив органов судейского сообщества передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Их передача производится по сдаточным описям (приложение № 12).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в аппарате Совета судей и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате Совета судей Российской Федерации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 1

                                                                                               к п. 4.5.9

 

 

 

ОПИСЬ

документов, находящихся у исполнителя

 

 

п/п

Дата полу-чения доку-мента испол-

ните-лем

 

Номера

Откуда поступил или кому адресован документ,

 название документа

Коли-

чество

листов

Расписка в получении или отметка о сдаче документа, дата

Поступи-

вших (инвен-

тарных)

Отправ-

ленных

по

журна-

лу учета размно-

жения

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Приложение № 2

                                                                                                      к п. 5.1, 6.5.1

 

 

 

ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ

СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

 

Символика (эмблема) Совета судей Российской Федерации;

полное наименование Совета судей (аппарата Совета судей);

справочные данные о Совете судей (адрес, телефон);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на индекс поступлений и дату документа;

место составления или издания документа;

адресат;

гриф утверждения документа;

резолюция;

отметка о контроле;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

печать;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнителе документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в организацию;

отметка для автоматического поиска документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 3

                                                                                                           к п. 5.2, п. 6.5.1

(ЦВЕТНОЕ ИЗОБРАЖЕНИЕ)

                 СОВЕТ СУДЕЙ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

 

ул. Баррикадная, д. 8,стр.4, Москва, 123995

тел.:(495) 609-55-01; (495) 609-55-03;

факс: (495) 605-55-02

E-mail: ssrf@ssrf.ru

_______________№________________

 

На №___________от_______________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 4

                                                                                                             к п. 5.2, п. 6.5.1.

(ЦВЕТНОЕ ИЗОБРАЖЕНИЕ)

 

 

              СОВЕТ СУДЕЙ

  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ул. Баррикадная, д. 8,стр.4, Москва, 123995

тел.:(495) 609-55-01; (495) 609-55-03;

факс: (495) 605-55-02

E-mail: ssrf@ssrf.ru

_______________№_________________

 

На №___________от________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение5

к п. 5.2., п. 6.5.1.

(ЦВЕТНОЕ ИЗОБРАЖЕНИЕ)

 

 

 

 

                                                COUNCIL OF JUDGES

                                       OF THE RUSSIAN FEDERATION

 

123995, Barrikadnaya, 15, Moscow, RUSSIA, tel. (+7 495) 609-55-01, fax. (+7 495) 609-55-02,

e-mail: ssrf@ssrf.ru

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 6

                                                                                                           к п. 5.2, п. 6.5.1

(ЧЕРНО-БЕЛОЕ ИЗОБРАЖЕНИЕ)

 

 

 

         СОВЕТ СУДЕЙ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

  (наименование комиссии)

 

(адрес)

(телефон)

(факс), (E-mail)

___________________№_______________

 

На №______________от_______________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Приложение № 7

                                                                                                           к п. 5.2, п. 6.5.1

(ЧЕРНО-БЕЛОЕ ИЗОБРАЖЕНИЕ)

 

 

 

         СОВЕТ СУДЕЙ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

     АППАРАТ СОВЕТА

 

ул. Баррикадная, д. 8, стр.4, Москва, 123995

     тел.:(495) 609-55-01; (495) 609-55-03

 факс: (495) 609-55-04, E-mail: ssrf@ssrf.ru

___________________№_______________

 

На №______________от_______________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Приложение № 8

                                                                                             к п. 5.2

 

      (ЧЕРНО-БЕЛОЕ ИЗОБРАЖЕНИЕ)

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Совета судей Российской Федерации

 

(о чем?)

 

 

 

(вводная часть)

 

 

 

 

 

 

(мотивировочная часть)

 

 

 

 

 

 

 

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

 

 

 

 

(резолютивная часть)

 

 

 

 

 

 

 

Председатель                              Личная подпись             Инициалы, фамилия

 

 

Приложение № 9

                                                                                        к п. 5.2

 

  (ЧЕРНО-БЕЛОЕ ИЗОБРАЖЕНИЕ)

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Президиума Совета судей Российской Федерации

 

(о чем?)

 

 

 

(вводная часть)

 

 

 

 

 

 

(мотивировочная часть)

 

 

 

 

 

 

 

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

 

 

 

 

(резолютивная часть)

 

 

 

 

 

 

 

Председатель                             Личная подпись             Инициалы, фамилия

 

 

Приложение № 10

                                                                                               к п. 5.2

 

 

 

СОВЕТ СУДЕЙ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

«____»____________ 20__ г.                                                                   № ____

Москва

 

 

 

(О чем?)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Председатель                            Личная подпись              Инициалы, фамилия

 

 

Приложение № 11

                                                                                        к разделу 8

 

   СОВЕТ СУДЕЙ                                        УТВЕРЖДАЮ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                                                                                  Председатель Совета судей

                                                                                  Российской Федерации

 

                                                                                  Подпись         Инициалы, фамилия

                                                                                  Дата

 

 

 

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

на _______________ год

 

 

Индекс

дела

Заголовок дела

(тома, части)

Количество дел

(томов, частей)

Срок хранения

(тома, части) и

№ статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

Руководитель аппарата Совета судей

Российской Федерации                                          Подпись         Инициалы, фамилия

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

 

 

Наименование должности ответственного

за архив органов судейского сообщества            Подпись         Инициалы, фамилия

Дата

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЦЭК Судебного департамента

при Верховном Суде

Российской Федерации

от_____________ №_______________

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭПК Государственного архива

Российской Федерации

 

от_______________ №____________

 

 

 

Продолжение приложения № 11

 

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в ____году в Совете судей Российской Федерации

 

По срокам хранения

Всего

В том числе

 

переходящих

с отметкой ЭПК

1

 

2

3

4

Постоянного

 

 

 

Временного (свыше 10 лет)

 

 

 

Временного (до 10 лет включительно)

 

 

 

Итого

 

 

 

 

Наименование должности ответственного

за делопроизводство                                               Подпись                        Инициалы, фамилия

 

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Приложение № 12

                                                                                         к разделу 9

 

СОВЕТ СУДЕЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

(полное наименование организации)

                       

 

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Председатель Совета судей

Российской Федерации

Подпись        Инициалы, фамилия

 

Дата

 

 

 

Опись № __________

 

п/п

Индекс

       дела

(тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Срок

хранения

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Название раздела

 

 

 

 

 

 

 

                       

 

 

В данную опись внесено __________________________________ дел с № ___________

по № ____________________, в том числе:

 

литерные номера ______________________

пропущенные номера __________________

 

Наименование должности

составителя описи                                             Подпись                    Инициалы, фамилия

Дата

 

УТВЕРЖДЕНО

 

Протокол ЭПК Государственного архива

Российской Федерации

 

от_____________ №_______________

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЦЭК Судебного департамента

при Верховном Суде

Российской Федерации

от_______________ №____________

 



* Постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст.



Оцените эту публикацию:
Голосов: , Среднее:
Коментарии (0)
Только зарегистрированные пользователи могут оставлять комментарии.